Em muitos casos, manter o controle do ativo fixo atualizado é um trabalho dispendioso e complexo, que envolve uma série de bases de atuação (tecnológica, financeira, contábil, fiscal) e um constante cuidado com a gestão do patrimônio. É por isso que cada vez mais cresce a demanda do mercado de outsourcing patrimonial e as empresas que utilizam desses serviços começam a reconhecer seus benefícios.
Buscando auxiliá-los nesse processo, aprofundamos em maiores detalhes o que podemos fazer para aumentar a eficácia na sua gestão patrimonial.
Trata-se de um serviço que compreende a gestão da interação do ativo fixo em todas as etapas do processo físico e contábil da empresa, bem como, o acompanhamento do ciclo de vida do ativo imobilizado durante sua utilização no processo produtivo da empresa, em algumas vezes, até o descarte responsável.
Como funciona o outsourcing patrimonial?
Diagnóstico inicial Inicialmente é realizado um mapeamento básico dos processos da empresa, observando quais são os pontos necessários de interação da equipe de gestão patrimonial com as áreas operacionais e demais áreas envolvidas, normalmente Compras, Recursos Humanos, Contabilidade e Tecnologia, pelas quais existe impacto do controle patrimonial.<br. Mapeamento de processos Esse mapeamento é fundamental para identificar dentro dos processos de cada área, responsáveis, situação de uso, estado de conservação, controle de movimentações e até alocação correta da distribuição dos custos de depreciação.</br.
Alinhado os processos passamos a focar na correta identificação dos ativos, analisando qual melhor conceito a ser aplicado para rastreamento dos ativos, como por exemplo, quantidade de verificações físicas necessárias por ano, ambiente de exposição do ativo, mobilidade, segurança tanto em aspecto físico quanto no aspecto de segurança do trabalho para o caso de releituras.
A quantidade de verificações físicas necessárias de releitura ou revisitas de um ativo fixo é normalmente esquecida pela maioria de pessoas que se deparam com a gestão de ativo imobilizado em um contato inicial. Muitas vezes as pessoas dimensionam investimentos com tecnologias mais caras como RFID, para ativos que não necessitam de mais que uma leitura por ano, podendo ser facilmente atendidas pela tecnologia de código de barras.
Essas análises de contexto, estudo de viabilidade e conhecimento da melhor relação custo benefício, essas são uma das vantagens que especialistas em outsourcing patrimonial agregam de valor no seu negócio.
Controle e Aperfeiçoamento
Todo o trabalho é executado por especialistas em suas atividades, atuando com qualidade e experiência no controle de patrimônio.
Entre os serviços previstos na terceirização patrimonial estão a implementação de controles, como KPIs específicos para depreciação, vida útil e/ou parâmetros voltados aos seu negócio, mensurados através de soluções de softwares de controle do patrimônio,além de treinamento de pessoal envolvido. Todas as informações sobre seus patrimônios ficam centralizados, disponíveis e gerenciáveis, visando o melhor suporte e apoio à tomada de decisões do corpo diretivo.
● Adoção de melhores práticas de negócio com ganhos de performance e foco;
● Facilidade de atualização com acesso a novas tecnologias;
● Redução de custos e racionalização de processos;
● Especialização, flexibilidade e customização;
● Acesso múltiplo e simultâneo a documentos, informações e conhecimento;
● Indexação, velocidade e precisão na localização de ativos;
● Controle no processo de negócio;
● Mais agilidade nas transações entre áreas;
● Melhoria no processo de tomada de decisões em decorrência do acesso à informação selecionada com precisão;
● Melhor atendimento ao cliente interno;
● Integração com outros sistemas e tecnologias;
● Compartilhamento do conhecimento obtido nas atividades diárias;
● Maior velocidade na implementação de mudanças nos processos. Exigência da alta competitividade;
● Controle detalhado da obsolescência /expiração da informação/documento;
● Facilidade de reutilização do conhecimento;
● Proteção do conhecimento organizacional;
● Rastreabilidade e acesso rápido aos registros documentais e físicos;
●A implantação de uma ferramenta de gerenciamento de ativos adequada facilita sua empresa a se organizar e buscar certificações de qualidade;
Portanto, a tendência é que o serviço de outsourcing patrimonial cresça de maneira considerável no Brasil, com empresas oferecendo opções de muita qualidade com profissionais de alto nível e evolução do mercado como um todo.
O momento é de investir em sua gestão patrimonial e contratar um serviço confiável de outsourcing patrimonial, principalmente com resultados a serem alcançados em curto, médio e longo prazo.
O conceito de ativo imobilizado está definido pela Lei 6.404/1976, em seu artigo 179, e pelo pronunciamento CPC 27 (Comitê de Pronunciamentos Contábeis). Em resumo, as normas determinam que o ativo imobilizado tenha de ser tangível, ou seja, palpável, concreto.
O ativo também tem de ter como finalidade a produção ou comercialização de mercadorias, serviços, locação ou administração. Por exemplo: uma máquina, carros, computadores, salas, o imóvel onde a empresa está instalada, móveis, ferramentas, etc.
Leia também!É possível melhorar a gestão do ativo imobilizado da sua empresa
Valor mínimo para Imobilização
Apesar de o fisco recomendar que bens menores que R$ 1,2 mil sejam lançados como despesa, é importante lembrar que existem outros custos que compõe o valor de uma aquisição ou construção.
Custos Adicionais
● Preço de compra, inclusive impostos de importação e impostos não recuperáveis sobre a compra, deduzidos de descontos comerciais e abatimentos;
● Custos relacionados à instalação e disponibilização do ativo em condições operacionais para o uso (custo da preparação do local, custo da entrega inicial ou manuseio, custo de instalação ou montagem e custo de testes para verificação de funcionamento);
● Custo para desmontar e remover o ativo e restaurar o local no qual está localizado, quando existir a obrigação futura para a entidade. Os encargos financeiros de empréstimos e financiamentos de terceiros para a construção ou montagem de bens do imobilizado, devem ser capitalizados até o momento em que o bem estiver em condições de operação.
● Preço de compra, inclusive impostos de importação e impostos não recuperáveis sobre a compra, deduzidos de descontos comerciais e abatimentos;
● Custos relacionados à instalação e disponibilização do ativo em condições operacionais para o uso (custo da preparação do local, custo da entrega inicial ou manuseio, custo de instalação ou montagem e custo de testes para verificação de funcionamento); Custo para desmontar e remover o ativo e restaurar o local no qual está localizado, quando existir a obrigação futura para a entidade.
Vida útil
Além disso, espera-se que o ativo imobilizado seja usado por pelo menos um ano, que ele traga benefícios econômicos à empresa, que possa ter seu custo avaliado com segurança e seu valor seja maior do que R$ 1,2 mil.
Exceções
Há alguns casos que o conceito de ativo imobilizado pode gerar confusão. Imóveis e terrenos mantidos por uma entidade para obter renda, não são caracterizados como imobilizado.
