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Controle Patrimonial

Oferecemos serviços de organização do controle patrimonial, levantamento de bens, através do levantamento contábil, inventário Patrimonial, conciliação física x contábil, apurando e saneando eventuais sobras físicas e contábeis.

PRINCIPAIS ETAPAS DO TRABALHO

Levantamento Contábil

O levantamento contábil consiste na conversão do cadastro atual de controle patrimonial, análise de forma analítica de cada registro e eventuais casos pesquisas através de consultas em notas fiscais, razões, balancetes, balanços, livros diários, projetos e todo e qualquer documento que possibilite a identificação e registro individualizado dos bens na base contábil relativa às contas do ativo imobilizado.
Os dados serão alimentados em nosso sistema de controle patrimonial, para o devido tratamento das informações dos bens patrimoniais, padronização de históricos, realizando abertura de itens em caso de itens agrupados indevidamente.
Após essa fase serão conciliados os dados apurados com último balancete consolidado para verificação de eventuais registros lançados na contabilidade e não considerados no levantamento inicial pela inexistência dos suportes contábeis correspondentes.
Nesta fase serão analisadas e implementadas as formas para saneamento destas situações.

Levantamento Físico

Esta etapa consiste no tombamento dos bens patrimoniais existentes conforme descrição na Situação Proposta, com a fixação de etiquetas em alumínio com código de barras. Serão apontados além dos dados que identificam o bem, a sua localização por centro de custos, local físico, área de risco de seguro, espécie, linha de produção, etc.
A descrição dos bens se dará de forma completa e detalhada constando de dados como nº. de controle de patrimônio, fabricante, incorporações, marca, modelo, n.º de série, tipo, capacidade, dimensão, motorização, equipamentos periféricos, caracterização da parte elétrica, idade aparente, data de fabricação e outras características que se fizerem necessárias.

Procedimentos a serem observados no controle patrimonial

os bens que se encontrarem sem identificação numérica, deverá ser afixada uma plaqueta numérica com código de barra e inclusos na base para posterior conciliação dos mesmos pela similaridade de atributos com os bens existentes na base extra contábil, fazendo um DE/PARA para adoção do novo numero quando da conciliação com um bem do contábil já identificado (bens que a plaqueta foi descolada ou caiu);

Verificar com o responsável do local ou centro de custo se existe bens de terceiros nas dependências que não deverão fazer parte do inventário, tipo notebooks particulares ou outros equipamentos que pertencem a particulares ou outra empresa, se for o caso

Todos os bens existentes nas dependências da empresa serão Levantados de forma automatizada, através da coleta do numero da plaqueta de identificação, conciliando em tempo de execução os itens com a base contábil, complementando descrições que se encontrarem incompleta e atualizando a localização física e em termos de centro de custo no cadastro

Salientar que todos os notebooks deverão ser inventariados e se houver algum destes equipamentos fora da unidade deverá ser relacionado com todas as características para inclusão na base do inventário. Neste caso será destinada uma plaqueta para cada um destes bens para que posteriormente sejam afixadas nos mesmos

Os bens serão cadastrados de forma individualizada pela descrição de suas características visíveis, utilizando-se o padrão de descrição de bens definido pela CONTRATANTE, com identificação de centro de custo, setor e localização

Solicitar aos responsáveis que deixem visíveis, fora dos armários, todos os equipamentos que deverão ser inventariados

Fotografar os principais equipamentos e também obter fotos dos cenários, ou seja, fotos panorâmicas dos ambientes, para o avaliador ter uma noção do tipo do padrão dos bens a serem avaliados

A CONTRATANTE fornecerá a relação de veículos para a INTEGRADE CONSULTING, que considerará esta relação para conciliar os bens registrados na contabilidade

Para os bens que não forem aproveitados (bens sucateados), a identificação será feita normalmente, classificando os bens em um centro de custo especifico

Para móveis, utensílios e equipamentos de informática ou para máquinas e equipamentos, será atribuída uma nota durante o inventário, de 1 a 10, de acordo com o estado de conservação dos bens, sendo 10 a melhor nota

Cotejamento Físico / Contábil

Com base no cadastro contábil será efetuado o processamento e a automação da conciliação entre os números coletados no Coletor e os números anteriores existentes em código de barras na base do cadastro contábil. Neste processamento, será também conferida a descrição e se houver divergências, será regularizada e / ou alterada a sua descrição. Para os bens novos, será feita a conciliação por critérios técnicos (marca, modelo, ano, fabricação, estado de conservação), constatam-se sobras de ambos os lados. Os dados serão alimentados em nosso Sistema de Controle Patrimonial, para o devido tratamento das informações dos bens patrimoniais, padronização de históricos, realizando abertura de itens em caso de itens agrupados indevidamente.
Após essa fase serão conciliados os dados apurados com último balancete consolidado para verificação de eventuais registros lançados na contabilidade e não considerados no levantamento inicial pela inexistência dos suportes contábeis correspondentes.
Nesta fase serão analisadas e implementadas as formas para saneamento destas situações.

Para análise da situação, emitimos três relatórios

Análise das Sobras Físicas e Contábeis

Esta etapa  de controle patrimonial consiste na análise em conjunto: Cliente e INTEGRADE CONSULTING, das sobras físicas e contábeis para posterior saneamento. Para a solução destas pendências, sugerem-se alternativas para o encerramento da conciliação, visando eliminação das sobras.

Invariavelmente, ocorrem casos de inexistência física de bens que são contabilizados, ou vice-versa, sem que a auditoria possa identificá-los perfeitamente com os registros contábeis.A primeira hipótese poderá ocorrer, por venda de bens sem a devida baixa nas contas do imobilizado, por obsolescência natural, por extravio, roubo, etc. A segunda, por agrupamento contábil, insuficiência de dados no levantamento contábil, ou ainda por apropriação como custos em exercícios anteriores de bens que deveriam pertencer ao grupo das imobilizações.

Saneamento

O Saneamento consiste na regularização das sobras físicas, contábeis, através de tratamento adequado, conforme processo descrito adiante, mediante autorização do cliente. No caso de perfeita conciliação entre o físico e o contábil o bem é dado por definitivamente cotejado, alterando-se, se necessário, apenas alguns dados cadastrais, de modo a permitir melhor identificação de cada bem patrimonial, mediante autorização do cliente.

Ajuste Contábil

Nesta etapa, após a reconciliação entre o físico e a posição contábil, será apresentado um elenco de alternativas e métodos para o tratamento dos saldos divergentes, cabendo a decisão do cliente, com todo suporte da Integrade.

Atualização do Controle Patrimonial

É uma das etapas de vital importância na conclusão dos trabalhos. É quando o trabalho será dado como aceito, após a entrega definitiva com o recebimento da posição analítica do ativo imobilizado, encadernado e com um parecer técnico sobre a sua execução. Paralelamente com a posição acima definida, será entregue arquivo em meio digital no layout definido pela contratante, para migração dos dados para o ambiente operacional da empresa, com a posição atualizada.

Relatório de Conclusão

Após a finalização dos trabalhos será emitida nova posição analítica do ativo imobilizado, em duas vias, com termo de responsabilidade no final de cada centro de custo. Uma posição analítica, já com as sobras saneadas será impressa e encadernada ficando a posição definitiva de conclusão do trabalho juntamente com relatório de ocorrências.

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