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A diferença entre Levantamento Físico de Bens e Inventário Patrimonial

Pode parecer que estamos falando da mesma coisa, mas não são. Há boas diferenças entre um inventário patrimonial e um levantamento físico de bens. Para melhor esclarecer suas diferenças, vamos antes à uma rápida definição:

O que é um Inventário Patrimonial ?

Inventário patrimonial é um processo para verificação dos registros do ativo imobilizado nos sistemas de gestão da empresa.

Busca-se no processo de inventário patrimonial validar fisicamente as informações constantes no cadastro patrimonial, tais como as classificações de bens patrimoniais, localização física, características técnicas, como marca, modelo, número de série, quantitativos, e principalmente estado de conservação dos bens.

O ponto central do inventário patrimonial é garantir que os dados sistêmicos correspondem à realidade física instalada, bem como operacional do ativo imobilizado.

Existem diversas características e questões fundamentais sobre inventário patrimonial, que você pode saber mais em nossa página: Inventário Patrimonial.

O que é Levantamento Físico de Bens Patrimoniais ?

Por levantamento físico de bens patrimoniais entende-se a formação de um cadastro físico de bens, com propósito de gestão patrimonial.

O que se considera o propósito neste controle físico de bens, é o foco no escopo de itens que serão controlados.

Quando falamos em levantamento de bens, partimos de premissas como importância do item ao processo produtivo, manutenção preventiva, corretiva, preditiva, componentização de bens físicos, vida útil individual e custos agregados.

No levantamento físico a partida do controle não é baseada totalmente no registro contabilizado, esse processo busca detalhar quais itens devem ser identificados fisicamente, normalmente através de um controle de código de barras, ou seja, uma etiqueta patrimonial individual.

Na maioria das organizações, o registro do ativo imobilizado nem sempre realizado em simultaneidade ao ato da identificação física dos bens patrimoniais. Esta situação acaba gerando algumas diferenças de controle.

Diferenças entre Levantamento Físico e Inventário Patrimonial

1. Nível de detalhamento

Ponto de partida da diferença entre a abordagem de inventário e o levantamento físico dos bens, é o nível de detalhamento para demonstrações contábeis, considerando-se uma estrutura de agrupamento hierárquica, normalmente mais consolidada, em parte pelo resumo de lançamento efetuado pelos fornecedores no detalhamento da nota fiscal. Já no aspecto físico a abordagem é mais técnica e baseada na estruturação física e operacional do ativo.

2. Composição de valores

Na mesma esteira do nível de detalhamento do controle de bens efetuado no registro do ativo imobilizado em seus sistemas de gestão patrimonial, a dificuldade de se realizar a abertura de valores adequadamente, carece da falta de informações oriundas da nota fiscal. Por vezes, o responsável reconhece a necessidade da abertura de itens, porém, não possui elementos para realizar o adequado lançamento. Enquanto a abertura e o controle físico dos bens são feitos baseado apenas em atributos técnicos tangíveis.

3. Independência de utilização

Outra característica importante da diferenciação entre controle de bens físicos e inventário patrimonial, consiste na aplicação do ativo em seu processo operacional.

No processo de levantamento de bens físicos, temos diversas situações em que se podem destacar itens, que por vezes foram lançados em conjunto, mas que na sua utilização tem total independência. O caso mais prático e fácil de se distinguir essa diferença ocorre nos itens de informática, como monitores, dispositivos e periféricos de alto valor agregado.

4. Depreciação Contábil

Neste caso, a componentização do item reflete diretamente no controle e impacto na gestão de custos.

Em itens de valores expressivos, como motores de alta potência, custos agregados de instalação, montagem, e de alguma rotatividade de manutenção, aliados aos pontos comentados acima, a depreciação contábil pode mudar significativamente, e é preciso muita atenção e um tratamento equalizado em cada processo, visando um melhor detalhamento seja no processo de inventário ou de levantamento físico dos bens, pois irão representar sua continuidade em todo ciclo de vida de controle do item individualizado.

Com isso, saber a valoração da sua marca pode auxiliar em processos de financiamento em bancos, agindo como uma garantia, se a mesma estiver registrada como propriedade intelectual.

5. Baixa Patrimonial

Pode parecer o item de maior evidência da diferença dos controles, a baixa patrimonial em alguns casos pode ocorrer de forma imprevista e de diferentes maneiras.

Por essa razão, quando partimos para um inventário patrimonial, consequentemente estaremos abordando um processo de baixa. Do modo mais simples, pela inexistência física do item, ou por até dois itens que se tornaram um, itens parcialmente danificados, segregados, enfim, existem muitas baixas parciais que podemos considerar.

E neste momento, um controle de bens físico bem detalhado pode ser fundamental para uma eficácia no inventário patrimonial.

Há inúmeras situações ainda que podemos explorar na diferença de controle físico de bens e o inventário patrimonial, em síntese elas se caracterizam pelo foco do controle físico e contábil que cada processo tem.

O mais importante é perceber quando e como adequar o seu controle ao contexto de cada organização. Todas as variáveis sem determinantes para que se obtenha ganhos no processo de gestão patrimonial.

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