Conheça 5 dicas para iniciar o controle patrimonial da sua empresa

Qual o momento ideal para controlar ativos?

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O bom controle patrimonial é fundamental para qualquer empresa que quer competir com mais robustez no mercado. A partir de uma boa gestão dos bens, é possível obter inúmeras vantagens, que vão desde um melhor aproveitamento dos recursos da empresa até a inibição de furtos que podem acontecer por conta de colaboradores mal intencionados.

Quando a cultura de controle patrimonial está inserida no contexto de uma empresa, há um pleno conhecimento sobre o ativo imobilizado. Isso significa que a gestão tem informações precisas sobre o maquinário, veículos, imóveis, produtos de informática, entre outros itens.

Esses dados representam uma visão muito mais qualificada para que as decisões estratégicas sejam tomadas. Por exemplo, o gestor pode realizar um planejamento com detalhes ao saber quais são os momentos necessários para manutenções ou troca de equipamentos e insumos.

Além disso, o controle patrimonial também é uma obrigação legal. A não realização, ou mesmo um controle patrimonial mal feito, coloca a empresa em risco de sofrer sanções legais por órgãos fiscalizadores.

Sua empresa ainda não tem um programa de controle patrimonial bem definido? É horta então de conhecer as 5 principais dicas do Blog da Integrade para iniciar essa cultura, obter seus benefícios e deixar os riscos para trás. Boa leitura!

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5 dicas para iniciar o controle patrimonial:

1 – Envolva a equipe no processo;

2 – Escolha as melhores tecnologias;

3 – Inventário com qualidade;

4 – Mantenha-se atualizado;

5 – Busque pelos melhores parceiros;

1 – Envolva a equipe no processo

Por mais quer uma diretoria queira implantar novos processos, de nada adianta se a equipe com a qual ela trabalha não “comprar” a ideia. Por isso quando falamos sobre o controle patrimonial é importante termos em mente que esse processo exige uma cultura empresarial de respeito aos bens.

Por isso, o primeiro passo é deixar às claras para todos os colabores quais são os procedimentos e objetivos que fazem parte desse processo. Investir em treinamento e em marketing interno são atitudes estratégicas para que o controle patrimonial seja implantado com sucesso.

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2 – Escolha as melhores tecnologias

Existem variáveis dentro do controle patrimonial que precisam ser entendidas antes mesmo do início dos trabalhos de campo. Por exemplo, após o processo de inventário é feita o emplaquetamento. Isso significa que cada item que compõe o ativo imobilizado deve receber uma plaquetinha com as informações referentes a ele. Nessa plaqueta estão as informações de marca, modelo, características físicas, data de aquisição, entre outras.

Existem plaqueta que identificam os bens por código de barras e outras que fazem essa identificação por rádio frequência. As plaquetas RFID (Radio Frequency Identification, ou Identificação por Radiofrequência) são mais modernas, mas as de código de barras são mais baratas. Cabe ao gestor decidir qual é a melhor opção.

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3 – Inventário com qualidade

Logo após o planejamento, o processo de controle patrimonial conta com um trabalho minucioso de localização dos ativos. Cada um dos bens precisa ser localizado e inventariado. Ou seja, é feita uma enorme e completa lista com cada um dos bens.

O inventário é um processo longo e cansativo, mas de fundamental importância. É a partir dele que conhecemos todo o conjunto de bens da empresa. Por isso, é importante não cometer erros nessa hora. Na prática, logo que o inventário está pronto, faz um trabalho completo de conferência para checar se não houve erros na busca pelas informações.

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4 – Mantenha-se atualizado

A tecnologia evolui muito rapidamente nos dias de hoje. Certamente boa parte do trabalho que você, leitor, realiza hoje, era muito diferente há alguns anos. Sistemas de informática mais robustos, armazenamento em nuvem, tecnologias de inteligência artificial são uma realidade. E é claro que os novos recursos têm impacto no controle patrimonial.

A tecnologia aumenta (e muito) a agilidade na tomada de decisões, permite o acesso aos dados onde quer que o gestor esteja, aumenta a produtividade, diminui de despesas, melhora a eficiência e reduz a possibilidade de erros. Por tudo isso, vale a pena investir em sistemas mais modernos.

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5 – Busque pelos melhores parceiros

O processo de implantação do controle patrimonial conta com cinco etapas distintas: levantamento de dados e integração sistêmica; homologação do cadastro contábil; inventário físico com uso de aplicativo móvel; conciliação de dados físicos e contábeis; e saneamento e validação dos trabalhos.

Todo esse trabalho é longo e hoje a maioria das empresas competitivas trabalha com equipes de colaboradores mais enxuta. Então como encontrar tempo e recursos humanos para realizar todas essas tarefas.

Claro, o gestor pode adicionar mais horas à sua carga de trabalho ou utilizar fins de semana para isso. Mas há uma opção melhor! Há empresas de referência no mercado que prestam consultoria em controle patrimonial. Elas têm profissionais especializados e capacitados parta a implementação perfeita.

Nós da Integrade Consulting temos esse tipo de serviço e contamos com mais de 20 anos de atuação ao lado de grandes parceiros. Entre em contato com um dos nossos especialistas agora mesmo e comece já a melhorar o controle do seu patrimônio.

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