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Wiki Sumário O que é Inventário inventário patrimonial é um processo que busca registrar, de maneira detalhada, os bens de uma empresa. Apontado como um dos grandes desafios da gestão de patrimônio, a sua realização exige muita atenção. Em síntese, o inventário patrimonial é o registro dos bens de uma determinada empresa, que podem ser • Imóveis • Maquinários e equipamentos • Veículos • Móveis • Equipamentos de informática • Equipamentos eletrônicos • Entre outros… Ele não apenas registra, como classifica de acordo com o seu uso e estado de conservação, determina o local em que se encontra e a quem é atribuída a responsabilidade de manter aquele bem. Qual o motivo para fazer um inventário Existem diversos motivos para fazer um inventários, dos mais simples como apenas para fazer uma atualização do que uma empresa possui ou não possui, assim como também é muito comum empresas do setor público terceirizar a gestão do seu patrimônio para uma OS (Organização Social) para isso ele deve informar exatamente e de forma atualizada tudo que tem em patrimônio. De forma geral o principal motivo para fazer um inventário é para uma adequação as NORMAS e PROCESSOS contábeis conforme é exigido pelos órgãos reguladores. Como Funciona? Ao longo dos anos toda e qualquer empresa vai efetuando aquisições de bens para uso comum de seus funcionários. Quando uma empresa compra um produto o setor de contabilidade define o que será um bem de consumo ou um bem considerado como ativo imobilizado, que é o item que será inventariado posteriormente. Quando um serviço de inventário é contratado, a empresa contratante envia todos os documentos e informações possíveis sejam elas em excel, pdf, notas fiscais, bloco de notas e etc, para que a Integrade monte uma base de dados com as informações de bens contábeis. Com a base de dados contábeis formada pela Integrade o próximo passo é converter esses dados para nosso aplicativo IMI, disponível na google play store, onde é feito todo trabalho pela equipe de inventariantes. Com a base configurada e o inventariante com aplicativo baixado e configurado o processo de inventario está pronto para iniciar. Etapas do Trabalho Temos três principais etapas de todo esse processo 1. Inventário Físico É o procedimento que consiste no levantamento(cadastro) de todos os bens encontrados dento de cada setor da empresa com todas as informações. •Caracteristiscas Descrição completa, marca, modelo, dimensão, capacidade, número de série ano de fabricação e estado de conservação; •Complementares Filial onde se encontra, local ou setor, responsável pelo setor e centro de custo; 2. Conciliação É o processo que ocorre durante e após o processo de inventário, essa etapa ocorre de duas formas: Em Campo Quando um item possui placa de patrimônio afixada, o inventariante deve escrever o numero dessa placa no campo NAFA(numero de ativo fixo anterior) e clicar em buscar, o aplicativo vai consultar se existe esse item na base cadastrada, se existir ele vai trazer todas as informações CARACTERISTICAS e COMPLEMENTARES desse item, nosso trabalho é fazer uma revisão para saber se todas as informações estão corretas e adequar as descrições aos padrões estipulados e ensinados pela Integrade em treinamento, chamamos esse item de “ITEM DE REVISÃO”. No administrativo Quando o inventariante encontra um item sem placa de patrimônio ele deve colar uma placa de identificação nesse item e cadastrar no aplicativo, chamamos esse item de “ITEM DE INCLUSÃO”. Por não possuir uma placa de patrimônio afixada seja por ser um item novo ou por ser um item antigo onde a placa caiu ou foi danificada nós não temos uma referencia de qual era a placa de patrimônio anterior então a equipe administrativa da Integrade vai realizar um comparativo da base física forncecida pelos inventariantes com a base contábil, fornecida pelo cliente e procurar aquele item nas duas. Por isso é de EXTREMA importância que todos os atributos (característicos e complementares) do bem sejam coletados. 3. Avaliação O último processo desse projeto é a avaliação que consiste em determinar o valor novo, valor em uso e valor residual de todos os bens encontrados em campo. Essa etapa é realizada pelo administrativo da integrade que depende da confiabilidade das informações coletadas em campo. 4. Parâmetros gerais Em todas as etapas desse projeto se fala muito em confiabilidade de dados e informações CARACTERISTICAS e COMPLEMENTARES, mas porque isso? A qualidade do levantamento físico é o que vai determinar da qualidade do resultado final de todo projeto, por isso é de suma importância que o inventariante tenha a consciência de que todas as informações são importantes • Numero de Patrimônio; • Descrição do Bem; • Marca; • Modelo; • Capacidade; • Dimensão; • Número de Série; • Data de aquisição; • Estado de conservação; • Filial onde se encontra; • Local ou setor; • Centro de Custo; • Responsável pelo setor; Formando assim um trabalho com máxima qualidade e confiabilidade. Definição de dados complementares Existe uma grande dúvida de qual é o local correto, o que é o centro de custo e quem é o responsável. Antes de explicar como determinar isso vamos falar sobre o conceito de ambos. 1. Centro de Custo x Local X Responsável É um departamento onde os custos são aplicados, uma maneira fácil de entender o que é o centro de custo é o exemplo a seguir. Vamos pensar que a cidade de São Paulo é uma empresa onde eu tenho: • Escolas; • Creches; • Faculdades; • Hospitais; • UPA’s; • posto de saúde; • delegacias; • quarteis; • prisões; • companhias de transportes; Cada um dos exemplos acima são LOCAIS como o prefeito da cidade vai saber quanto ele tem investido ou imobilizado de forma organizada? Para organizar isso foram criados conceitos de CENTRO DE CUSTO, que é a divisão de custos por departamento, mas para entendermos vamos aplicar ao exemplo acima; 2. Planta Seguro Planta Seguro é um campo do aplicativo que usamos para classificar uma sala que estra dentro de outra, na base contábil normalmente não há essa distinção, contudo a Integrade