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Sumário

O que é Inventário

inventário patrimonial é um processo que busca registrar, de maneira detalhada, os bens de uma empresa. Apontado como um dos grandes desafios da gestão de patrimônio, a sua realização exige muita atenção. Em síntese, o inventário patrimonial é o registro dos bens de uma determinada empresa, que podem ser

• Imóveis

• Maquinários e equipamentos

• Veículos

• Móveis

• Equipamentos de informática

• Equipamentos eletrônicos

• Entre outros...

Ele não apenas registra, como classifica de acordo com o seu uso e estado de conservação, determina o local em que se encontra e a quem é atribuída a responsabilidade de manter aquele bem.

Qual o motivo para fazer um inventário

Existem diversos motivos para fazer um inventários, dos mais simples como apenas para fazer uma atualização do que uma empresa possui ou não possui, assim como também é muito comum empresas do setor público terceirizar a gestão do seu patrimônio para uma OS (Organização Social) para isso ele deve informar exatamente e de forma atualizada tudo que tem em patrimônio.

De forma geral o principal motivo para fazer um inventário é para uma adequação as NORMAS e PROCESSOS contábeis conforme é exigido pelos órgãos reguladores.

Como Funciona?

Ao longo dos anos toda e qualquer empresa vai efetuando aquisições de bens para uso comum de seus funcionários. Quando uma empresa compra um produto o setor de contabilidade define o que será um bem de consumo ou um bem considerado como ativo imobilizado, que é o item que será inventariado posteriormente.

Quando um serviço de inventário é contratado, a empresa contratante envia todos os documentos e informações possíveis sejam elas em excel, pdf, notas fiscais, bloco de notas e etc, para que a Integrade monte uma base de dados com as informações de bens contábeis.

Com a base de dados contábeis formada pela Integrade o próximo passo é converter esses dados para nosso aplicativo IMI, disponível na google play store, onde é feito todo trabalho pela equipe de inventariantes.

Com a base configurada e o inventariante com aplicativo baixado e configurado o processo de inventario está pronto para iniciar.

Etapas do Trabalho

Temos três principais etapas de todo esse processo

1. Inventário Físico
É o procedimento que consiste no levantamento(cadastro) de todos os bens encontrados dento de cada setor da empresa com todas as informações.

•Caracteristiscas Descrição completa, marca, modelo, dimensão, capacidade, número de série ano de fabricação e estado de conservação;

•Complementares Filial onde se encontra, local ou setor, responsável pelo setor e centro de custo;

2. Conciliação

É o processo que ocorre durante e após o processo de inventário, essa etapa ocorre de duas formas:

Em Campo Quando um item possui placa de patrimônio afixada, o inventariante deve escrever o numero dessa placa no campo NAFA(numero de ativo fixo anterior) e clicar em buscar, o aplicativo vai consultar se existe esse item na base cadastrada, se existir ele vai trazer todas as informações CARACTERISTICAS e COMPLEMENTARES desse item, nosso trabalho é fazer uma revisão para saber se todas as informações estão corretas e adequar as descrições aos padrões estipulados e ensinados pela Integrade em treinamento, chamamos esse item de “ITEM DE REVISÃO”.

No administrativo Quando o inventariante encontra um item sem placa de patrimônio ele deve colar uma placa de identificação nesse item e cadastrar no aplicativo, chamamos esse item de “ITEM DE INCLUSÃO”. Por não possuir uma placa de patrimônio afixada seja por ser um item novo ou por ser um item antigo onde a placa caiu ou foi danificada nós não temos uma referencia de qual era a placa de patrimônio anterior então a equipe administrativa da Integrade vai realizar um comparativo da base física forncecida pelos inventariantes com a base contábil, fornecida pelo cliente e procurar aquele item nas duas. Por isso é de EXTREMA importância que todos os atributos (característicos e complementares) do bem sejam coletados.

3. Avaliação

O último processo desse projeto é a avaliação que consiste em determinar o valor novo, valor em uso e valor residual de todos os bens encontrados em campo. Essa etapa é realizada pelo administrativo da integrade que depende da confiabilidade das informações coletadas em campo.

4. Parâmetros gerais

Em todas as etapas desse projeto se fala muito em confiabilidade de dados e informações CARACTERISTICAS e COMPLEMENTARES, mas porque isso?

A qualidade do levantamento físico é o que vai determinar da qualidade do resultado final de todo projeto, por isso é de suma importância que o inventariante tenha a consciência de que todas as informações são importantes

• Numero de Patrimônio;
• Descrição do Bem;
• Marca;
• Modelo;
• Capacidade;
• Dimensão;
• Número de Série;
• Data de aquisição;
• Estado de conservação;
• Filial onde se encontra;
• Local ou setor;
• Centro de Custo;
• Responsável pelo setor;

Formando assim um trabalho com máxima qualidade e confiabilidade.

Definição de dados complementares

Existe uma grande dúvida de qual é o local correto, o que é o centro de custo e quem é o responsável. Antes de explicar como determinar isso vamos falar sobre o conceito de ambos.

1. Centro de Custo x Local X Responsável
É um departamento onde os custos são aplicados, uma maneira fácil de entender o que é o centro de custo é o exemplo a seguir.

Vamos pensar que a cidade de São Paulo é uma empresa onde eu tenho:

• Escolas;
• Creches;
• Faculdades;
• Hospitais;
• UPA’s;

• posto de saúde;
• delegacias;
• quarteis;
• prisões;
• companhias de transportes;

Cada um dos exemplos acima são LOCAIS como o prefeito da cidade vai saber quanto ele tem investido ou imobilizado de forma organizada?
Para organizar isso foram criados conceitos de CENTRO DE CUSTO, que é a divisão de custos por departamento, mas para entendermos vamos aplicar ao exemplo acima;

2. Planta Seguro
Planta Seguro é um campo do aplicativo que usamos para classificar uma sala que estra dentro de outra, na base contábil normalmente não há essa distinção, contudo a Integrade classifica o bem exatamente onde ele se encontra, logo a equipe deve criar a planta seguro a cada local que for passando. É importante ressaltar que a equipe deve tomar muito cuidado ao criar códigos, sejam de local, centro de custo, espécie ou planta seguro, deve ser combinado com a equipe da integrade qual faixa deve ser utilizada, por exemplo:

• Pedro -> 001 á 100
• Ana Paula -> 101 á 200
• Igor -> 201 a 300

Para que não haja conflito de mesmos códigos com descrições diferentes ou códigos diferentes para mesma descrição.

Como classificar corretamente dados complementares

O primeiro dia de trabalho normalmente é o dia em que surgem o maior número de dúvidas e erros, mas o mais comum dentre todos é como saber qual é o centro de custo, local e responsável correto, quem vai me orientar em campo?

Primeiramente o inventariante deve fazer uma vistoria, passar em todos os setores possíveis da empresa que nos contratou justamente para fazer um mapeamento de setores, centro de custo, responsáveis. O ideal é que você tenha a planta de onde sera levantando (disponibilizada pela integrade) para mapear, anotar e registrar as informações necessárias

Como classificar atributos característicos

Atributo característico é tudo aquilo que vai caracterizar um bem, quando maior for o detalhamento melhor classificado será esse item.

1. Estado de Conservação
O estado de conservação é uma nota de 0 a 10 dada pelo inventariante para definir a condição em que o bem se encontra conforme tabela abaixo;

2. Descrição do Bem
Esse atributo deve ser o mais completo possível pois dependendo do item (cadeira, mesa, armário, estante, etc..) é a partir da descrição que será feita a avaliação pois em sua grande maioria não há marca e modelo identificando o mesmo, segue abaixo alguns exemplos:

3. Marca x Modelo x Numero de Série x Data de Fabricação
Em quase 99% dos bens essas informações estão juntas na etiqueta do fabricante e o inventariante deve OBRIGATORIAMENTE coletar todas essas informações;

4. Dimensão

O campo dimensão será usado em alguns itens, não são todos que levam essa informação. Mas como saber qual eu devo informar e qual não devo?

A resposta é simples, os itens que devem ser medidos são aqueles onde a medida vai influenciar no preço de compra desse item, por exemplo um ar condicionado, a informação determinante para diferenciar o preço é BTU, ou seja a capacidade, se o ar condicionado mede 030 ou 050 centímetros não muda o valor dele, mas se ele tiver 9.000 BTU ou 32.000 BTU muda totalmente o valor.

Então o que deve ser medido?

• Mesa;
• Armário;
• Estante;
• Arquivo de aço;
• Balcão;
• Aparador;
• Bancada;
• Mesa de centro;
• Estação de Trabalho;
• Rack;
• Sofá;

• Quadro;
• Painel;
• Cama;
• Televisão;
• Espelho;
• Monitor;
• Maca;
• Carrinho Auxiliar;
• Carrinho de Emergência;
• Entre outros;

Para as medidas também adotamos um padrão, arredondando sempre para final 5 ou 0, e usando três dígitos e na ordem a seguir

Para medir televisão e monitor, é adotado o padrão de dois números seguidos de POL como é mostrado a seguir

5. Capacidade

A capacidade segue a mesma regra da dimensão, devemos informar-la apenas quando for determinante na influencia do valor, seguem exemplos de itens que possuem capacidade

• Condicionador de Ar;
• Estabilizador de tensão;
• Nobreak;
• Balança;
• Maquina de Lavar;
• Bebedouro;
• Estufa;

• Geladeira;
• Frigobar;
• Adega;
• Entre outros;
• Micro-ondas

Para padronizar essas informações o correto é a a informação numérica seguida da abreviação da unidade de medida, ou seja

6. Número de Série
Não muito o que se falar sobre número de série, apenas que ele é único, não é possível que dois itens tenham a mesma informação.

Rotina

1. Chegada
Você e sua equipe terão alguns procedimentos de rotina pré estabelecidos pela Integrade para fins de agilizar processos, padronizar métodos, e fins administrativos.

Todo dia quando a equipe estiver reunida vocês devem tirar uma selfie com todos os membros da equipe que tiverem no local, devidamente uniformizados(colete) e identificados(crachá), no horário agendado.

2. Andamento

Após a chegada a equipe se apresenta para o responsável pelo acompanhamento de inventário (funcionário da contratante). Essa pessoa está encarregada de passar as informações complementares quando houver dúvida, abrir as salas que estiverem fechadas, procurar bens guardados em armários entre outras tarefas.

Nossa equipe deve vai se dividir entre as salas para iniciar o inventário, é importante que fique uma pessoa por sala, com exceção das salas muito grandes. Para evitar de pular salas, esquecer itens, usem padrões, iniciem a sala do fundo para frente, da esquerda pra direita, ou ao contrario. O importante é que se adote um padrão.

Inclusive nas definições de salas também, por exemplo, podemos da seguinte forma

Iniciando nos locais 12, 13, 14, em seguida 10, 11, 6, 5, 8, 4, 3, 2

3. Feedback de andamento

Conforme o decorrer do da manha, a equipe vai terminando algumas salas e vocês devem sempre informando no grupo as salas concluídas no horário de almoço, momento em que farão a primeira subida de dados conforme a imagem abaixo;

4. Enviando dados

A subida de dados tem alguns pontos em que devemos observar

• Envio de dados Quando o envio for completado com sucesso a resposta do aplicativo será “Dados enviados com sucesso” qualquer mensagem diferente dessa você devera tirar um print da tela e enviar para integrade.

• Envio de Fotos Ao clicar em enviar fotos(CLICAR APENAS UMA VEZ) você deve manter a tela do aplicativo aberta até aparecer a mensagem “fotos enviadas com sucesso”. Qualquer mensagem de erro você devera tirar print da tela enviar para equipe da Integrade.

Após enviar dados e fotos, você deverá mandar o print que tiramos antes de enviar no grupo do projeto

Após o retorno do almoço você vai continuar coletando dados de sala em sala e no fim do dia deverá repetir todo processo de feedback de locais encerrados, subida de dados e tirar uma foto para registrar horário de saída.

Acompanhamento do grupo

1. Feedback Integrade
Durante todo dia a equipe de validação de dados, que é a responsável pela conferencia de informações vindas de campo, vai enviando diversas considerações para correções em campo, chamamos de “FEEDBACK DE VALIDAÇÃO”.

No fim do dia reorganizamos todos os feedback’s que foram enviados durante o dia e agrupamos para que você possa entender o que pode estar errado e poder se ajustar as regras para os próximos itens.

2. Acompanhamento de produtividade

Todos os dias são enviadas tabelas com a quantidade de itens feitos por dia de toda equipe para que todos possam acompanhar o andamento do projeto e entender quais pontos de dificuldade para que possamos melhora-los e atingirmos a meta.

Toda sexta feira é enviado no grupo um gráfico de produtividade geral da equipe junto com o cookpit para que possamos fazer uma analise melhor do andamento de todo projeto.

A integrade sempre envia todas as informações, gráficos para que sempre possamos manter uma relação de transparência e podermos juntos atingir nossos objetivos.

Segue abaixo exemplos

Considerações finais

• Para todo projeto criamos um grupo com toda equipe da integrade e o gestor de cada projeto para que possamos juntos, como equipe, cumprir o cronograma, sem atrasos, pendencias ou problema;

• Qualquer dúvida que você tenha em campo, não exite em perguntar, lembrando... somos uma equipe;

• Chegue sempre no horário, evite atrasos, faltas ou saídas desnecessárias;

• Sempre use uniforme e crachá de identificação;

• Cumpra as metas, evite ter momentos ociosos, 5 ou 10 minutos parados representam de 5 a 15 itens que poderiam serem feitos, e isso com certeza terá impacto nas suas metas.

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