Inventário de bens patrimoniais

Confira as melhores formas de produzir um inventário de ativo imobilizado perfeito e como este processo favorece a empresa

O inventário de bens patrimoniais é um passo fundamental no controle do ativo imobilizado de uma empresa. Se você não está acostumado aos termos fiscais e de gestão da empresarial, talvez a frase tenha parecido um pouco estranha, mas os conceitos são bem simples. 
 
Vamos por partes. Em primeiro lugar, o ativo imobilizado é o conjunto de todas as máquinas, ferramentas, equipamentos, mobiliário, veículos, computadores, etc. Enfim, são os bens patrimoniais que a empresa precisa para funcionar no seu dia a dia. 
 
Cada um destes bens tem uma depreciação, ou seja, eles perdem o valor a cada ano que passa e uma hora ou outra precisam ser trocados. Quando há uma excelente gestão do ativo imobilizado, é possível antecipar os gastos com a manutenção e com a reposição destes bens. 
 
Além disso existem responsabilidades fiscais que sobre estes ativos que precisa ser observada. Ignorá-las pode gerar grandes dores de cabeça. 
 
Ora, não há gestão sem informação. Então toda essa cadeia que tem como objetivo criar um conjunto de dados gerenciáveis, de forma a evitar surpresas, oferecendo as condições para um controle fiscal realmente eficaz. E o primeiro passo é justamente o inventário dos bens da empresa. 

Como fazer o inventário de bens patrimoniais? 

Um especialista nesta área, em geral, propõe que a melhor forma de como fazer inventário patrimonial é seguir quatro fases distintas: planejamento, execução, conferência e emissão de relatório. 
 
Ao fim do processo, todos os bens estarão listados e terão recebido plaquinhas de identificação, com todas as suas principais informações. Os quatro passos são: 

1º Passo – Planejamento

De nada adianta sair correndo para emplacar o ativo imobilizado e fazer um relatório que, no fim das contas, vai precisar ser corrigido. Retrabalho é uma palavra que não queremos ouvir, certo? Assim, nesta etapa são definidos um cronograma, uma divisão dos bens e o tipo de emplacamento a ser realizado. Além disso, é feita a compra de materiais necessários e o treinamento da equipe envolvida no inventário imobilizado. Enfim, são estabelecidos os critérios para que o processo seja perfeito do início ao fim. 

2º Passo: execução

É hora de colocar a mão na massa. As equipes envolvidas precisam estar bem treinadas e orientadas. Neste momento é realizado o emplacamento de todo o ativo imobilizado, assim como o registro das informações que vão se transformar no relatório final. 

3º Passo: conferência

Checar é a palavra-chave. Mesmo com um planejamento extremamente bem definido e com uma execução cuidadosa e bem supervisionada, erros acontecem. É preciso checar se as informações obtidas estão coerentes, se a sequência de numeração está correta e se o emplacamento foi feito de forma correta. Uma empresa com muitos bens patrimoniais pode simplificar essa etapa, fazendo este trabalho por amostragem. 

4º Passo: emissão de relatório

Com o trabalho de campo finalizado, todas as informações relevantes sobre cada bem estarão no relatório. Assim, a empresa tem um documento que estabelece a mais completa relação entre seus bens e as características técnicas respectivas, como a marca, o modelo, a capacidade total, a quantidade de itens, o estado de conservação e qual é o exato local em que se encontram. 

Por que gastar tempo e dinheiro na elaboração de um inventário? Simples, porque ele é uma ferramenta poderosa de gestão do patrimônio. Vamos ver então de qual maneira este relatório pode render melhores decisões e até economia de recursos para a empresa. Acompanhe! 

Benefícios do inventário patrimonial 

Ter um inventário patrimonial bem estruturado é apenas o primeiro passo para um excelente controle dos bens. Contudo é um passo fundamental e traz muitos benefícios para as empresas que adotam esta postura. 
 
Primeiramente porque favorece a tomada de decisão estratégica mais assertiva, uma vez que ela estará amparada em uma realidade objetiva e documentada. Afinal, é bem mais fácil saber como e quanto gastar com manutenção e reposição ao conhecer a realidade de máquinas e equipamentos. 
 
A empresa estará mais protegida contra furtos por meio do monitoramento de patrimônio. Criar uma cultura de respeito pelo patrimônio entre os funcionários também é uma forma de valorizar os recursos. 
 
Há ainda a questão fiscal. Determinar com exatidão as reais taxas de depreciação é um exercício que afeta diretamente no cálculo dos impostos e isso pode gerar redução de taxas. Além disso, a empresa estará preparada para enfrentar questionamentos de auditorias internas e independentes, bancos, exigências licitatórias, entre outros 
 
Por fim, uma empresa que conhece muito bem o seu ativo imobilizado está preparada para movimentos de mercado importante como como fusões, aquisições, cisões, entre outras. 

Leia também! Gestão do patrimônio. 

Dúvidas sobre inventário de bens patrimoniais? Fale com a gente! 

É possível encontrar planilhas para inventário de bens patrimoniais na internet, mas fazer isso por conta própria não é a melhor ideia. Uma boa empresa de consultoria tem profissionais capacitados e com e expertise necessária para a criação de um inventário imobilizado excelente e em um tempo bem menor. 

Se você ainda tem dúvidas sobre o Inventário de bens patrimoniais. Entre em contato com um de nossos especialistas agora mesmo!