Uma planilha para controle patrimonial pode ser muito útil para a gestão. Em primeiro lugar porque o próprio controle dos bens é uma necessidade não só sob o ponto de vista contábil, mas também como ferramenta de gestão.
Ao conhecer em detalhes os ativos que compõe o patrimônio da empresa, o gestor tem condições muito mais sólidas para tomar as decisões mais certeiras. Qual é a melhor hora para fazer manutenções ou para trocar os equipamentos? Onde estão os ativos e qual é o seu estado de conservação? Essas são respostas que uma boa gestão dos ativos oferece com grande facilidade.
Outro ponto importante da gestão patrimonial é que ela traz uma maior segurança. Ao notar que a empresa tem esse controle, furtos praticados por colaboradores mal intencionados tendem a ser mínimos.
Mas como fazer uma planilha para controle patrimonial? Ela é uma boa opção para a sua gestão de ativos? Veja neste artigo do Blog da Integrade Consulting e tire as suas conclusões.
Um sistema para a gestão completa dos ativos começa com um inventário dos bens da empresa e quando falamos sobre uma planilha para o controle patrimonial isso não é diferente.
O inventário é uma lista completa, com localização e estado de conservação de cada um dos bens que compõe o ativo imobilizado de uma empresa. Note que esse grupo de ativos está em evolução constante, já que com o passar do tempo alguns ativos são adquiridos e outros são descartados ou alienados.
Neste ponto do controle patrimonial é o reconhecimento dos bens, assim há a necessidade de um registro fotográfico e do emplaquetamento de cada item, seja ele um imóvel, um móvel, uma máquina, equipamento, ferramenta, veículo, computador ou periférico, e outros.
Uma dica importante: se a sua planilha estiver em nuvem, você poderá acessá-la a qualquer momento e em qualquer lugar. Basta ter acesso à internet e um dispositivo à mão.
Planilha de controle patrimonial: o que não pode faltar?
Uma vez que o inventário esteja pronto, é hora de seguir para um segundo passo: a identificação dos ativos. Isso ignifica identificar o valor justo de cada ativo, assim como o valor residual.
Esses são dois termos que precisam ser compreendidos. O valor justo é previsto pelo CPC 46 que o define dessa forma:
“O preço que seria recebido pela venda de um ativo ou que seria pago pela transferência de um passivo em uma transação não forçada entre participantes do mercado na data de mensuração”.
Já o valor residual determina é o que um bem vale ao final da sua vida útil, ou no decorrer dela, baseado nos cálculos da depreciação deste bem.
Perceba que, nesse momento, mais um campo da planilha de controle patrimonial se faze necessário: a vida útil. Ou seja, o controle do patrimônio também estabelece uma data limite para o uso de cada um dos ativos.
Ao fim dessa vida útil, é bastante provável que o bem possa ser vendido, garantindo uma mais uma entrada de recursos para empresa. Isso é o Teste de Impairment, ou seja, a capacidade de recuperabilidade financeira do bem.
Vale a pena fazer uma planilha de controle de ativos
Essa é uma pergunta difícil de ser respondida, já que cada empresa tem um tamanho diferente e suas especificidades. Dependendo do grau de complexidade do negócio, é possível sim que a planilha seja uma boa opção para o gestor, no entanto ele precisa saber que terá que dedicar um bom tempo para gerir essa planilha.
Por outro lado, hoje há empresas de consultoria que fazem esse controle sem que o investimento para isso seja muito alto e, dessa forma, deixando o gestor e os colaboradores da empresa focados no próprio core business – essa é uma grande vantagem.
Há ainda softwares para gestão de ativos que são muito simples de serem usados. Esse tipo de solução tende a ser muito mais atrativo do que a produção de uma planilha com a finalidade de controle patrimonial.
A Integrade Consulting é uma consultoria com ampla experiência em processos de gestão patrimonial, com soluções que podem ser usadas pela sua empresa imediatamente e que conta com profissionais especializados, com estratégias e softwares modernos e eficientes.
As soluções que apresentamos oferecem aos nossos parceiros tranquilidade em relação a questões contábeis, mas também têm como objetivo trazer o que há de melhor para o gestor em relação ao controle do patrimônio.
