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O que é sobra contábil e o que fazer com ela?

Dentro da Gestão de Ativos Imobilizados, é muito comum nos depararmos com situações adversas referentes aos bens de um inventário.

A maioria destes ativos exigem um processo de controle mais minucioso para quem faz esta gestão. Manter estas informações perfeitamente atualizadas durante todo o ciclo de vida dos bens do empreendimento é um desafio enorme e complexo.

Não é incomum surgirem diversas divergências durante estes processos e principalmente depois que é realizado o levantamento do inventário físico. Dentre estas situações, iremos destacar neste artigo as Sobras Contábeis.

Para entendermos melhor sobre as sobras contábeis, ou sobras de inventário, vamos imaginar o seguinte cenário:

Durante uma avaliação em uma determinada empresa que contenha ainda saldo em estoque, o contador identificou que a quantidade física de produtos em estoque é significativamente maior que a quantidade sistêmica dos mesmos.

Analisando as probabilidades desta anomalia, foram levantados as possíveis seguintes falhas:

1. Foi feita a venda de um produto "X", porém foi realizada a saída (entrega) em estoque de um produto "Y".

2. Houve um lançamento de saída no sistema de gestão de estoque do produto sem que tenha acontecido a saída física do mesmo.

3. Inversão de estoques (sim, é possível).

4. O produto "X" foi adquirido, mas na entrega e/ou entrada do estoque, houve a inserção de produto "Y".

Quaisquer uns destes equívocos podem ter gerado esta discrepância na hora de criar o inventário, apontando uma quantidade superior de produtos no sistema e inferior no estoque, ou vice versa.

Este tipo de anomalia, damos o nome de Sobras, sendo as sobras físicas ou contábeis.

Qual a diferença entre as sobras contábeis e sobras físicas ?

- Sobras Contábeis: Trata-se das sobras de ativos patrimoniais que foram imobilizados para fins de balanço e que constam no controle formal da empresa - ou seja, é a classificação dada para os itens que existem no cadastro contábil, mas que não foram localizados fisicamente no inventário físico.

As causas para as sobras contábeis podem ser diversas, tais como: quebra ou sucateamento do bem (baixa física), extravio, perdas ou falha no processo de levantamento das informações, roubo, furto, etc.

- Sobras Físicas: É a classificação dada para os bens que existem fisicamente (foram localizados no inventário), mas que não possuem correspondente contábil (não possuem lastro contábil).

As causas para sobras físicas geralmente são bens que foram contabilizados erroneamente no momento de sua aquisição (exemplo: foram contabilizados como despesas).

Conforme vimos, estas definições deixam ainda mais mais clara a diferença entre os tipos de sobras.

Mas então, o que fazer com as Sobras Contábeis e Físicas?

Diante deste cenário, onde não é possível realizar a rastreabilidade das saídas invertidas, como então é possível emitir as notas fiscais de entrada suportando as diferenças entre estoque lógico e estoque físico de acordo com a lei?

É preciso que seja emitido um relatório para cada tipo de sobra, sendo um somente das sobras contábeis e outro para as sobras físicas, visando "alinhar" o que está no estoque físico e sistêmico e dar fim a anomalia.

Desta forma, dar-se início a um processo denominado “saneamento”, onde são descobertos os motivos para tal discrepância e os meios para evitar que ela aconteça novamente.

Saneamento

Esta é a última fase do projeto de Inventário Patrimonial ou de um processo de Gestão de Ativos Imobilizados, e seu objetivo é eliminar as sobras contábeis e sobras físicas, analisando caso a caso as causas e buscando solucionar o problema.

Ao eliminar todas as possíveis causas (relacionadas no início do artigo), caso ainda persista a existência de sobras físicas e contábeis e não havendo mais nenhum outro recurso para resolver a questão, é possível efetuar-se a apropriação dos valores contábeis não conciliados através de uma base proporcional aos valores avaliados dos itens físicos não confrontados, com o objetivo de não alterarmos valores totais por conta, nem mesmo a cota de depreciação mensal de cada uma das contas contábeis.

Feito isto é possível finalizar esta fase, momento onde obteremos a base de todos os bens: Conciliados, sobras físicas e sobras contábeis, em um novo cadastro, sendo que as sobras contábeis e as sobras físicas são enviadas para um centro de custo e conta contábil específicos para análises e verificações futuras, caso necessário.

Conclusão

Situações como estas demonstram a complexidade que as empresas podem enfrentar ao trabalhar para manter seus bens contabilizados e monitorados de forma efetiva.

Para gerir ativos de maneira profissional e evitando erros como estes, a adoção de recursos tecnológicos sempre é a opção mais recomendada.

Através da automação comercial e industrial, máquinas e softwares de última geração, é possível fazer a leitura de todos os bens da empresa e gerir melhor suas movimentações, evitando anomalias como as Sobras Contábeis.

Caso sua empresa ainda não possua este tipo de tecnologia implementada e/ou ainda não realizou um inventário patrimonial, é altamente recomendável que busque o quanto antes realizar este procedimento com o objetivo de alinhar e organizar cada vez mais os bens do seu negócio.

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